Planeando el Plan

A nadie se le ocurría alguna propuesta. El presidente de la comisión paseaba su mirada a los tres vocales con gran desesperación. Después de media hora, el silencio incómodo de la reunión fue interrumpido por una gran exclamación: “Conseguir la paz mundial”. Todos aplaudieron emocionados. Inmediatamente el primero vocal se dio prisa a escribir esta grandísima propuesta, antes de que se les olvidara. La segunda propuesta, fue más específica: “Salvar al koala de rabo corto y crispado, que duerme de cabeza cuando es verano… para la gloria de Dios”. Después de 20 minutos de porras: “¡hurra! Esta es la mejor comisión de todos los siglos”, los cuatro esforzadores “experimentados” finalizaron su Plan de Trabajo. Como acto de clausura de la Primera Gran Reunión de la Súper Comisión Cívico Social 2015 (la comisión del cambio), se fueron a comer unos tacos.

En otros lugares, no muy lejos de ahí, pero en el ciberespacio, se conectaban simultáneamente la Comisión Vida Espiritual. Daba comienzo la reunión virtual más rápida de todos los tiempos, pues un vocal copió y pegó el Plan de Trabajo de la comisión anterior que consistía en: "Realizar manejos bíblicos cada Domingo para fortalecer la vida espiritual de los miembros". Acto seguido, todos dieron "like" y cerraron la sesión en Facebook.

Cuánto daría porque esto solo ocurriera en mi imaginación “chiflada”, pero cada que escucho un Plan de Trabajo me da la impresión de que pocos saben qué quieren alcanzar con aquello que proponen. Se realizan actividades “como quien hiere el aire”, diría San Pablo. Sin metas qué alcanzar. ¿Qué queremos lograr con todo lo que proponemos? Deberíamos tenerlo bien claro.

No solo quiero señalar esta inquietud, sino brindar una ayuda, y esta es la razón por la que escribo este artículo. La Escritura en Proverbios 15.21b y 22 dice: “Mas el hombre entendido enderezará su proceder. Los pensamientos son frustrados donde no hay consejo; mas en la multitud de consejeros se afirman”.

Vayamos por partes. Un Plan de Trabajo es un documento en donde se expresan un conjunto de actividades interrelacionadas, que se sujetan a la discusión y aprobación de la Asamblea de una Sociedad o Grupo. Estas actividades son coordinadas por la Comisión para ser realizadas por toda la Sociedad y conseguir metas durante su gestión. 

El Plan de Trabajo debe siempre apoyar a los intereses y necesidades de la Sociedad, siguiendo la visión de la Mesa Directiva. Por cierto, menciona los puntos de manera general, los detalles los puedes anexar si los tienes definidos. Pero si no, es mejor aprovechar el tiempo que falta para pulir y mejorar las propuestas y dar a conocer los detalles en el momento oportuno.

Por las razones anteriores, debes conocer el campo de acción de tu comisión para que no interfieras en el trabajo de otras y tengas bien definido lo que te corresponde hacer. Checa sus Estatutos, o el de la Unión si no tiene tu Sociedad.

Solicitando la inefable dirección divina preguntemos al Señor: “¿qué quieres que hagamos?”. Proverbios 16.3 dice: “Encomienda a Jehová tus obras, y tus pensamientos serán afirmados”. Por lo que debes tomar tiempo para orar y redactar metas. No muchas, pero asegúrate que sean específicas, realistas, que se puedan medir o saber distinguir cuando se alcancen y que orienten a la acción. El ejemplo de “conseguir la paz mundial” no cumplen las características de una meta. Revisa si no sucede lo mismo con lo que proponen. Tus metas deben responder a la pregunta ¿Qué quiere Dios que hagamos? Esto dará rumbo y sentido al trabajo. En vez de proponer “conseguir la paz mundial”, es más específico decir: “Que los miembros de la sociedad nos demos los buenos días todos los Lunes por WhatsApp y compartamos un texto para promover la fraternidad”. 

También es necesario que:

- Eches un vistazo a lo que realizó la comisión saliente. Recuerda que debe haber continuidad de trabajo. Si quitamos todo lo que hizo la comisión saliente nunca avanzaremos porque siempre iniciaremos de cero.

- Identifiques las necesidades prioritarias de tu Sociedad o Grupo. ¿Qué les falta? Siempre se pueden mejorar y hay que buscar la manera de hacerlo.

¿Cómo vamos a lograrlo? La respuesta a esta pregunta son los pasos que hay que dar para cumplir la meta. Es la meta dividida en tareas pequeñas. Acciones, dinámicas, material o actividades específicas relacionadas entre si para llegar a la meta. Son los puntos que redactarás de manera general y específica en el Plan de Trabajo. Ejemplo: Comisión Vigilancia. Meta: Para el mes de Marzo al menos la mitad de la sociedad llegue puntualmente al devocional. Actividad: En el último domingo de cada mes, se premiará al hermano que llegó puntualmente durante todos los domingos de cada mes. Este ejemplo dice, de qué se trata, cómo se logrará, cuándo y es realista.

¿Has estado en alguna reunión que nadie sabe qué decir, o solo hablan y hablan sin decir propuestas específicas? Previo a la reunión con tu Comisión, pide a los demás integrantes que usen el tiempo para generar ideas. Ahorrarán tiempo y evitarán divagar en otros asuntos. No lleguen en “blanco” a la reunión y para ello puedes pedirles que respondan a estas 2 preguntas lo más específico posible: ¿Qué meta propones? ¿Cómo o qué harías para lograrlo? Reúnan sus respuestas, analícenlas y lleguen a algún acuerdo. Cada quien tiene un punto de vista de lo que se necesita y eso enriquece el Plan de Trabajo. 

Otros aspectos que deben tener en cuenta son:

- Es mejor fijarse 2 o 3 metas reales. Es mejor cumplir bien que proponer mucho y hacer las cosas a medias.

- Hay necesidades que tienen más prioridad que otras, atendamos éstas primero.

- No saturar de actividades el calendario. Recuerda que hay actividades de tu iglesia y de las Uniones. Ten presente que los miembros no disponen de la misma manera de su tiempo por sus diferentes actividades.

- Se creativo. ¿Cómo puedo mejorar la actividad?

- Pedir apoyo a otras comisiones para realizar actividades integrales.

- No todo lo nuevo es edificante o útil. Revisa bien el motivo de tus actividades. ¿Es para entretener o para edificar?

- No todo lo que se hace en otros lados funcionará en tu Sociedad. Es diferente el contexto, las personas y las necesidades. Tal vez puedas adaptar la idea a tu necesidad, pero no copies. Tampoco deseches la retroalimentación que puedes obtener de otros hermanos, sociedades e iglesias.

- Algunas actividades requieren recursos económicos. Deben realizar un presupuesto detallado considerando la situación financiera de la Sociedad o Grupo, sin olvidar que se debe hacer un esfuerzo para conseguir la meta.

- Las participaciones dominicales NO son la única manera de trabajar. Se pueden realizar campañas, materiales impresos o virtuales (redes sociales, e-mail), etc., en las que se esté trabajando todo el mes y no solo dominicalmente.

- Revisa bien lo que se ha realizado por años ¿Qué resultados da? Si los da, déjalo, solo mejóralo. Pero ten presente que si algo no da resultado, solo resta energía, recursos y tiempo, no hagas de ello una tradición infructuosa solo porque “así lo hemos hecho siempre”, quizá en un tiempo dio frutos, pero si ya no los da, es tiempo de buscar otra estrategia, siempre bajo los principios Bíblicos.

Una vez que tengas el Plan de Trabajo de tu Comisión, consúltalo frecuentemente. Reúnete con tu comisión periódicamente, revise el trabajo realizado, de ser necesario hagan los cambios que tengan que hacer, deleguen responsabilidades, fijen fechas y anticípense a las siguientes actividades.

Si quieres un resumen de todo esto, acuérdate de estas 2 preguntas: ¿Qué vamos hacer?  ¿Cómo lo vamos a lograr? Nuestro propósito es servir a Cristo y a su iglesia, y sin perder esto de vista, responde a esas preguntas.